仕事にメールはもう要らない？ 「チャットワーク」で連絡を効率化してみた

mt.business.nifty.com | Nov 30th -0001

個人で働くノマドワーカーでも、たった一人で仕事やプロジェクトを完結できる人はほとんどいないはず。筆者のようなフリーライターであれば、お付き合いのある編集部との密接なコミュニケーションは不可欠ですし、会社や組織に所属している人にとっても、上司や同僚との「ホウ・レン・ソウ」は重要なタスクになります。

そんな仕事の連絡に使うツールは、現在は「メール」が主流です。しかし、実際に毎日何十通というメールを書いていると、その管理が実に煩わしいんですよね。「いつもお世話になっております。」「どうぞ宜しくお願い致します。」とかのビジネス定型文も、使いすぎてゲシュタルト崩壊気味です。『お客様』とのやり取りには丁寧な文章や礼儀が必須ですが、『一緒に仕事をする仲間』とのコミュニケーションにおいては、メールは無駄が多いツールといえます。

そこで最近では、社内連絡のメールを廃止する企業も増えているとか、その流行にのっかって、我々モバイル・トゥデイ（Mobile Today）も編集者とライター間の連絡においてメールを廃止してみました。代わりに用意したのは、ブラウザー上で「チャット」を中心にコミュニケーションができるWebツール「チャットワーク」です。

まずはメンバー全員がそれぞれアカウントを取得したら、お互いに「コンタクト」を承認して、SNSでいうところの「友達」の状態になります。これで、個人同士の連絡はチャットで行えるようになりました。メールと違って短い文章で率直に用件を伝えられるので、スピード感がずっと上がりますね。ケータイのSNSでやり取りするのに近いので、雑談もしやすい。

そしてプロジェクト毎に「グループチャット」を作成したら、同じ仕事を進めるメンバー全員を追加します（ここでは「Mobile Today」チャットに編集者とライターを追加）。ここに書き込んだメッセージはグループに参加している全員に伝わるので、関係者全員で共有したい連絡事項を手軽に伝えることができます。

メールで情報共有をするために「CC」や「BCC」に関係者のアドレスを追加しまくるのに比べると、ずっとシンプル。新しいメッセージが書き込まれるとメニューに通知バッジが表示されるほか、デスクトップ上に通知ウインドウを表示させることもできるので、重要な連絡を見逃す心配もなさそうです。

なにより便利だと思ったのは、具体的な仕事を「タスク」として登録できること。例えばメンバーの誰かに対して「○日までに原稿を提出してください」というタスクを追加すれば、相手の「タスク一覧」に作業が表示されます。期日も指定できるので、『自分は何をするべきか』、『誰がどの作業をしているか』といった仕事の進行状況が、グループ全体で共有できるわけです。（誰がサボってるかもわかるのでプレッシャーにもなりますが）

チャットを上にさかのぼれば、タスクの状態やメンバー間のやり取りが丸ごと確認できるので、何通ものメールをあれこれ開いて必要な情報を探すといった手間が要りません。

ファイルのアップロードも可能。これまでメールに添付していた資料や納品物などのファイルも、グループチャットを通じてメンバー全員で簡単に共有できます。ただし、無料アカウントだと最大140MBまでという制限があるので、やや不便。また、やり取りが増えてきたら絶対重要になるメッセージの検索もできないので、本格的に使い込むなら有料プラン（個人なら380円／月）に切り替えたほうがよさそうです。

まだ導入から10日間ほどではありますが、気心の知れた少人数のメンバーで一緒にプロジェクトを進めるような作業にはピッタリのツールな気がします。企業などの組織内で使う「社内SNS」で似たものはありますが、個人アカウントで利用できる「チャットワーク」は、フリーランスやノマドワーカーが共同で仕事をするような場合にはベストチョイスかもしれません。ただし、こういったツールは好き嫌いがあるので、「メンバー全員が新しいツールを使う」という意思統一をできるかどうかが一番の難関になりそうですね。

Original Page: http://mt.business.nifty.com/articles/14248.html

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